Esta página explica qué datos personales tratamos en MoveTech, de dónde salen, quién más los ve y cuánto tiempo los guardamos. Está escrita para que se entienda: si algo no queda claro, escríbenos y lo explicamos.
Quién es el responsable
De quién tratamos datos
Hay tres situaciones distintas y conviene separarlas:
- Quien nos escribe por la web. Si rellenas el formulario de contacto, tratamos lo que nos cuentas para contestarte.
- Nuestros clientes. Empresas y autónomos a los que preparamos presupuestos y facturamos. En el caso de un autónomo, la razón social es su nombre, el NIF es su DNI y el domicilio fiscal suele ser el particular: son datos personales aunque el trato sea profesional.
- Las personas de contacto de un cliente. La persona concreta con la que hablamos dentro de una empresa: su nombre, su cargo, su correo y su teléfono.
Los datos de la persona de contacto normalmente nos los facilita la empresa cliente, no la propia persona. Si estás leyendo esto porque tus datos aparecen en un presupuesto o una factura nuestra y no nos los diste tú, esta página te dice exactamente qué tenemos y cómo pedirnos que lo cambiemos o lo quitemos.
Qué datos tratamos y de dónde salen
Del formulario de contacto
Nombre, empresa, correo electrónico, teléfono, la zona del proyecto y el mensaje que escribas. Lo que envías por el formulario no se guarda en nuestra base de datos: se convierte en un correo que llega a nuestro buzón, y además te mandamos a ti un acuse de recibo automático. A partir de ahí vive donde vive cualquier correo, en nuestro gestor de correo corporativo.
De darte de alta como cliente
Cuando pasamos a trabajar juntos, damos de alta la ficha en nuestra herramienta interna: razón social, nombre comercial, NIF, domicilio fiscal completo, correo y teléfono, y los datos de la persona de contacto (nombre, cargo, correo y teléfono). También podemos anotar el sector, cómo nos conocimos y notas internas de trabajo.
Cuando te enviamos un presupuesto o emitimos una factura, esos datos se copian congelados dentro del documento. No es un capricho técnico: una factura tiene que seguir diciendo el domicilio que tenías el día que se emitió, aunque después te mudes. La consecuencia es que corregir tu ficha no reescribe los documentos que ya se emitieron, y en las facturas emitidas ese cambio ni siquiera es posible.
De lo que aportas al responder un presupuesto
Desde el enlace de tu presupuesto puedes aceptarlo, rechazarlo o escribirnos. El texto de tus mensajes queda guardado junto al documento, y es el mismo hilo que vemos nosotros: no hay dos conversaciones.
Lo que se registra sin que tú lo escribas
Al usar el enlace de un presupuesto se guardan algunos datos técnicos. Preferimos detallarlos que resumirlos, porque no es lo mismo en cada caso:
- Al aceptar un presupuesto se guarda tu dirección IP. Es obligatoria: sin ella no se registra la aceptación. Aceptar un presupuesto tiene efectos contractuales, y la IP es lo que nos permite acreditar que la aceptación llegó de verdad desde ese enlace y en ese momento. Se guarda junto a la fecha y a la marca de que la aceptación vino del enlace público, y solo la ve nuestro equipo.
- Al rechazar un presupuesto no se guarda nada de eso. Rechazar no tiene consecuencias contractuales, así que no registramos IP: solo la fecha.
- En cada mensaje que nos escribes se guardan la IP y el identificador de tu navegador (el «user-agent», recortado a 500 caracteres). La IP se usa además para limitar cuántos mensajes se pueden enviar en poco tiempo, que es lo que impide que el formulario se use para llenarnos el buzón.
- Al cargar la página de un presupuesto o de una factura usamos tu IP en memoria durante unos minutos para el mismo control de frecuencia. Ese uso no se guarda en ninguna base de datos y se pierde solo.
Ninguno de estos datos se le devuelve a nadie que abra el enlace: no aparecen en la página ni en el PDF.
Para qué los usamos y con qué base
- Contestarte cuando nos escribes — por tu propia petición: nos escribes para que te contestemos.
- Preparar presupuestos y gestionar el trabajo — para poder darte el servicio que nos pides, antes y durante el contrato.
- Emitir y conservar facturas — porque la ley nos obliga. Esta es la finalidad que menos margen deja: ver la sección de conservación.
- Registrar la IP de una aceptación — por nuestro interés legítimo en poder acreditar un acuerdo que se cerró a distancia. Es el mismo motivo por el que se firma un albarán.
- Evitar el abuso de los formularios públicos — por nuestro interés legítimo en que el sistema siga funcionando.
No enviamos comunicaciones comerciales ni boletines, y no cedemos tus datos a nadie para que te ofrezca nada. Si algún día lo hiciéramos, haría falta tu consentimiento y esta página lo diría.
El enlace de tus documentos
Los presupuestos y las facturas se consultan desde una dirección con un código largo y aleatorio, del tipo movetech.es/factura/…. Ese código es la llave: quien tenga el enlace puede ver el documento, sin contraseña. Es lo que permite que lo reenvíes a tu gestoría sin que tengamos que darle acceso a nada más.
Conviene saber qué se ve ahí, porque es el documento entero: la razón social, el NIF, el domicilio fiscal y los importes, y también el nombre, el correo y el teléfono de la persona de contacto que figure en él. Es la misma información que lleva impresa el PDF que te enviamos por correo, ni más ni menos.
Esas páginas no se indexan en buscadores y llevan instrucciones para que no se guarden en cachés intermedias. Aun así, trata el enlace como tratarías el propio documento: no lo publiques ni lo pases a quien no deba verlo. Si crees que ha llegado a quien no debía, dínoslo.
Quién más ve tus datos
No vendemos ni cedemos datos personales. Para que el sistema funcione trabajamos con estos proveedores, que los tratan por cuenta nuestra y solo para lo que se indica:
- Supabase — la base de datos y el almacén de archivos. Guarda las fichas de cliente, los presupuestos, las facturas, los mensajes y los PDF emitidos. Los servidores del proyecto están en Irlanda.
- Resend — el envío de los correos. Recibe el destinatario, el asunto, el cuerpo del mensaje y los PDF adjuntos, es decir el presupuesto o la factura completos.
- Vercel — el alojamiento de la web. Procesa los datos técnicos de cada visita (dirección IP, navegador, página pedida) para poder servirla.
- Google Workspace — nuestro correo corporativo. Es donde acaban los mensajes del formulario de contacto y donde vive cualquier conversación por correo.
- Plausible y Microsoft Clarity — medición de audiencia de la web pública. Qué recoge cada uno y cómo desactivarlo está en la política de cookies. Clarity no funciona en las páginas de presupuesto y factura.
Resend, Vercel, Microsoft y Google son empresas estadounidenses. Cuando un tratamiento implique sacar datos del Espacio Económico Europeo, se ampara en los mecanismos de transferencia previstos en el Reglamento General de Protección de Datos.
Sobre la asesoría contable. Cuando una asesoría externa lleve nuestra contabilidad y nuestros impuestos, accederá a la facturación con un perfil de solo lectura: puede consultar y exportar, nunca crear ni modificar documentos. Esa restricción la impone la propia base de datos, no un acuerdo de confianza.
Cuánto tiempo los guardamos
Las facturas, seis años como mínimo
El artículo 30 del Código de Comercio obliga a conservar la documentación del negocio durante seis años desde el último asiento. Una factura emitida, además, es inalterable en nuestro sistema por diseño: no se puede editar, no se puede borrar y ni siquiera se puede archivar. Si una factura está mal, no se corrige ni se elimina — se emite una rectificativa, que es otro documento y se conserva igual.
Esto afecta a los datos que van dentro de la factura: tu razón social, tu NIF, tu domicilio fiscal y el nombre de la persona de contacto que figure en ella. Es la limitación más importante de esta política y por eso está aquí y no en una nota al pie.
El resto
- Fichas de cliente, presupuestos y proyectos — mientras dure la relación y después mientras puedan derivarse responsabilidades. Se pueden archivar y se pueden borrar.
- Mensajes sobre un presupuesto — junto al presupuesto al que pertenecen.
- Lo que nos escribes por el formulario o por correo — vive en nuestro buzón corporativo, como cualquier otro correo de trabajo, y se conserva mientras siga siendo útil para la relación contigo. Si quieres que lo borremos, dínoslo y lo borramos.
Dicho claro: no hay ningún proceso automático que borre datos al cumplirse un plazo. Salvo las facturas, que hay que conservar, lo demás se revisa y se borra a mano — y la vía más rápida para que algo tuyo desaparezca es pedírnoslo.
Tus derechos
Puedes pedirnos acceso a tus datos, rectificarlos si están mal, suprimirlos, limitar su uso, oponerte a un tratamiento basado en interés legítimo y pedir la portabilidad de lo que nos hayas facilitado. Si alguna vez nos das un consentimiento, puedes retirarlo cuando quieras sin que eso afecte a lo hecho antes.
Qué pasa con la supresión, dicho claro. Podemos borrar tu ficha de cliente, los presupuestos que no llegaron a nada y los mensajes. No podemos borrar una factura emitida ni los datos que lleva dentro, por lo que se explica arriba. En ese caso lo que sí podemos hacer es limitar el tratamiento: dejar de usar esos datos para todo lo que no sea cumplir la obligación fiscal y contable.
Para ejercer cualquiera de estos derechos escríbenos a privacidad@movetech.es diciendo qué quieres. Puede que te pidamos acreditar quién eres, solo para no darle tus datos a otra persona.
Si crees que no te hemos atendido bien, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos en www.aepd.es.
Cómo protegemos los datos
Lo que hay puesto hoy, sin adornos:
- Todo el tráfico va cifrado (HTTPS), en la web y en la intranet.
- El acceso a la herramienta interna exige usuario y contraseña, y cada cuenta lleva un perfil que limita lo que puede hacer: hay perfiles que solo permiten consultar y exportar.
- La base de datos aplica esas reglas por su cuenta, no solo la aplicación: aunque alguien llamara a la base directamente, seguirían en pie.
- Los PDF de las facturas viven en un almacén privado, no en una dirección pública.
- Los cambios sobre clientes y documentos quedan registrados —qué cambió, quién y cuándo—, igual que los inicios de sesión. Las consultas no: sabemos quién modificó algo, no quién lo miró.
Cambios en esta política
Cuando cambiemos algo del sistema que afecte a lo que aquí se cuenta, actualizaremos esta página y la fecha de arriba. Si el cambio es importante para ti, te lo diremos.